Trisha's Toolkit

ActiveCampaign werkt nét even anders dan de meeste mailsystemen. In plaats van contacten te tellen per mailinglijst (waar je vervolgens ook voor moet betalen), telt het systeem je totale contacten en zal iemand die op meerdere lijsten is ingeschreven, toch maar 1x je mail ontvangen.

Je kan daarnaast inschrijfformulieren (opt-in) maken voor je website, Facebook of een op zichzelf staande link. Automatiseringen (sequences) kan je maken voor jezelf en vervolgens delen met anderen zodat zij alleen hun teksten hoeven in te voegen en wat kleine aanpassingen moeten doen voordat ze het in gebruik kunnen nemen.

Je kan dit systeem met één abonnement ook gebruiken voor meerdere ondernemingen. De Nederlandse versie van ActiveCampaign heet MailBlue, wat exact hetzelfde programma is. Er is echter één groot voordeel, de klantenservice is in het Nederlands.

Je kan hier een gratis proefperiode aanvragen bij MailBlue van 14 dagen, hierna is de Lite versie voor de meeste bedrijven toereikend.

Mijn Google Cal is waarschijnlijk de meest geraadpleegde app op mijn (Apple) telefoon. Ik heb integraties met mijn online afspraken tool, time tracker en mijn Apple Watch (synchronisatie iCal).

Google Calendar wordt door meer tools ondersteund dan iCal en ik vind het persoonlijk iets prettiger in gebruik. Ook fijn is de mogelijkheid om alle feestdagen in te laden en bijvoorbeeld de functie om al je Facebook vrienden hun verjaardagen toe te voegen.

Je kan ook de combinatie gebruiken met Google Now, wat ervoor zorgt dat je te horen krijgt of er file staat onderweg naar je afspraak en je documenten op basis van je locatie gepresenteerd krijgt. Tijdens het reizen vind ik het persoonlijk super handig als ik Schiphol binnen loop en mijn itinerary en boarding pass op mijn scherm zichtbaar worden, dit wordt geregeld i.c.m. Gmail.

Google Calendar krijg je gratis bij het aanvragen van een google e-mailadres, deze kan je ook met GSuite / Workspace koppelen aan jouw website en bedrijf. Klik hier voor meer info.

Met Acuity Scheduling kan je afspraken online laten inboeken door jouw (potentiële) klanten. Als je voor de betaalde optie gaat kan je het programma koppelen aan je eigen agenda. Ik gebruik hervoor Google Calendar.

Het grote voordeel van rechtstreeks koppelen aan je agenda is dat als je zelf een andere afspraak inplant op een beschikbaar tijdstip, Acuity de beschikbare opties aanpast zodat je geen dubbele afspraken krijgt.

Met een betaalde versie van ongeveer $15 (Emerging) per maand kan je ook alle aanmeldformulieren en e-mails omzetten in het Nederlands. Je kan naast vaste beschikbare uren per maand ook zelf tijdslots inplannen wanneer jij tijd hebt om je klanten te spreken. Kies voor een integratie in je website met een speciale code of een link waarbij je afspraken ingeboekt kunnen worden.

Bezoek hier de website van Acuity Scheduling.

Met Zoom Meeting Pro kan je qua duur ongelimiteerd meetings houden. Plan meetings tot 100 personen waarbij je elkaar kan zien en horen. Tijdens een meeting kan je ook break-out rooms maken waarbij je in kleinere groepjes bij elkaar kan zitten om verschillende opdrachten uit te voeren.

Je kan bij een meeting ook je scherm delen om een presentatie te houden, tijdens een meeting zijn de andere deelnemers met video en geluid ook zichtbaar en hoorbaar.

Lees hier hoe je met Zoom Meeting Pro ook webinars kan organiseren zonder te upgraden naar Webinar.

Aanmelden kan hier op de website van Zoom. 

Om webinars te kunnen organiseren gebruik ik ook Zoom. Het verschil met een meeting is dat je bij een webinar niet de andere deelnemers kunt zien (en zij jou wel).

Ook hier kan je kiezen om jezelf met video te tonen, je presentatie te delen of beide. Om Zoom webinar te kunnen gebruiken heb je Zoom Meeting Pro nodig.

Om te upgraden naar Webinar ga je aan de zijkant (na inloggen) naar Admin > Account Management > Billing en kies je Video webinar.

Klik hier om in te loggen in jouw Zoom account.

Thrive Suite is een van de meest uitgebreide WordPress thema’s die ik ken. Dit speciaal gemaakte thema voor marketeers (webbouwers zijn vaak geen marketing specialisten), richt zich op een zo hoog mogelijk conversie percentage.

Je kan pagina’s bouwen met Thrive Architect, opt-in (inschrijfformulieren voor je mailinglijst) pagina’s maken die rechtstreeks gekoppeld worden aan jouw mailsysteem, quizzen, een leeromgeving en nog veel meer.

Thrive Suite komt als jaarabonnement en kost zo’n € 228,- per jaar. Als je deelneemt aan een van mijn programma’s en je bent geïnteresseerd in Thrive, stuur dan even een mailtje naar trisha@trisha.nl om deel te kunnen nemen met een flinke korting.

Meer lezen over ThriveThemes en de Thrive Suite kan je hier.

WiserNotify geeft de pop-ups onderaan het scherm met testimonials en wie wanneer een e-book (bijvoorbeeld) heeft gedownload. Dit zijn echte reviews en echte downloads die gemeten worden via een koppeling met de systemen die jij wenst.

Je kan verschillende soorten notificaties kiezen, je taal aanpassen en meer. Een integratie met ActiveCampaign / MailBlue is ook mogelijk zodat het systeem het weergeeft zodra iemand je weggever heeft gedownload.

Tot 1000 bezoekers kan je het gratis plan gebruiken, meer info kan je hier vinden.

Voordat ik The Huddle ging gebruiken, gebruikte ik WPLMS.io kosten (eenmalig $75) voor WordPress. Dit was ook een goed en betrouwbaar systeem. Uiteindelijk heb ik om mezelf een stuk te ontzorgen qua beveiliging de overstap gemaakt naar The Huddle waar ik ook zeer tevreden over ben.

In de leeromgeving van The Huddle kan je verschillende levels aanmaken en studenten kunnen precies zien tot welke cursus zij toegang hebben.

Deze leeromgeving is vrij prijzig als je net begint en kost zo’n € 70 per maand. Je kan hier een gratis proefperiode aanvragen voor The Huddle. Het grote voordeel is dat The Huddle makkelijk combineert met Plug And Pay als betaalsysteem.

Mollie is een van de bekendste Payment Service Providers (PSP) in Nederland.

Het voordeel is dat je geen abonnement nodig hebt maar betaalt per geslaagde transactie. Mollie koppelt ook met WooCommerce en de meeste boekhoudprogramma’s.

Om Mollie aan te kunnen vragen heb je een zakelijke bankrekening, KVK inschrijving en een geldig identiteitsbewijs nodig.

Je kan je hier aanmelden voor Mollie.

Een losse betaallink is soms wel handig, binnen Mollie kan je doorklikken naar het PLink platform waar je een eenmalige of herbruikbare betaallink kan aanmaken. Het systeem houdt voor je bij of de link al gebruikt is om te betalen of niet. Ook hier betaal je alleen per geslaagde transactie.

Na het inloggen bij Mollie.nl klik je in het menu aan de linker zijkant op Betaalverzoek aanmaken. Na het inloggen bij PLink met je Mollie account kan je hier betaallinks aanmaken voor je facturen of voor andere betalingen.

Met een betaallink bij je factuur is deze veel makkelijker te voldoen, je zal merken dat je hierdoor sneller je betalingen binnen krijgt.

Plug and Pay is een systeem dat je op zichzelf staand kan gebruiken of je koppelt het met de leeromgeving van The Huddle.

Er zitten een paar slimmigheidjes in zoals kassakoopjes en kortingsbonnen. Met een koppeling zoals naar The Huddle krijgt iemand een gebruikersaccount binnen jouw leeromgeving en de juiste rechten om een bepaalde online training te volgen. Als iemand al klant is, zal de toegang toegevoegd worden aan hun bestaande account.

Een klein minpuntje van Plug and Pay is dat het niet de optie heeft om cadeaubonnen aan te maken. Inmiddels is voorraadbeheer wel een mogelijkheid en kan je het programma ook gebruiken om artikelen of workshops met een bepaald aantal plaatsen te verkopen.

Meer info over Plug and Pay kan je hier vinden. Om dit systeem te kunnen gebruiken heb je wel een Mollie account nodig.

Om al je wachtwoorden veilig te houden, raad ik je een betrouwbare passwordmanager aan. Kies het liefst gegenereerde wachtwoorden die je zelf ook niet kan onthouden 🙂 Deze zijn een stuk lastiger te hacken.

Het voordeel aan LastPass is dat je ook wachtwoorden kunt delen met anderen zonder dat je het wachtwoord prijs geeft. Dit is niet helemaal waterdicht, als het wachtwoord opgeslagen wordt in de browser, is het met een omweg wel te achterhalen wat het wachtwoord was.

LastPass is gratis te gebruiken op één apparaat sinds maart 2021. Meer info over LastPass kan je hier vinden.

Met Toggle Time Tracking houd je moeiteloos bij aan welke werkzaamheden je je tijd hebt besteed. Je kan verschillende klanten aanmaken en binnen die klanten kan je projecten aanmaken zoals bijvoorbeeld Marketing, Website en andere grote werkzaamheden. Met Tags geef je vervolgens aan wat je binnen de projecten aan werkzaamheden hebt uitgevoerd. Bijvoorbeeld Mail beantwoorden, Content schrijven voor de website of Factureren.

Je geeft per project aan of het een betaald project is en wat het afgesproken uurtarief is (dit kan ook in verschillende valuta’s). In de app of op de site van Toggle kan je de Timer functie gebruiken om de werkzaamheden te starten en te eindigen. Handmatig werkzaamheden later toevoegen is ook een mogelijkheid.

Toggle Track koppelt met verschillende agenda’s waaronder Google Calendar. Je ziet dan precies wanneer je met welke werkzaamheden je moet starten als je deze hebt gepland in je agenda.

Een export kan je eenvoudig meezenden naar je klant en je ziet ook per week, dag of maand wat je aan declarabele uren hebt kunnen schrijven.

Een klein minpuntje aan dit systeem vind ik persoonlijk dat ik niet kan bijhouden wélke uren ik al doorbelast heb aan de klant.

Voor Starter (voor freelancers en solopreneurs) betaal je ongeveer € 8,50 per maand. Meer over Toggle Time Track en een gratis proefperiode kan je hier vinden. 

Mijn boekhouding doe ik in Reeleezee (dit spreek je uit als Real Easy) vanwege de hoge mate van automatisering die je hier kunt toepassen. Naast het scannen van je bonnetjes zodat je die niet meer kwijt raakt, kan je ook je inkoop en verkoopfacturen mailen. Als je een webshop gebruikt zoals WooCommerce kan je instellen dat je verkoopfacturen automatisch ingestuurd worden.

Je hoeft na het scannen en/of mailen alleen nog de gegevens te controleren en ze worden geboekt in het systeem. Daarnaast zijn automatische bankkoppelingen ook mogelijk waardoor je direct kan afvinken (afletteren) in de bank wanneer een factuur betaald is.

Bij het verzenden van verkoopfacturen die met Reeleezee zijn aangemaakt kan je direct een IDeal link toevoegen met de koppeling van Mollie. Maak verschillende producten aan in het systeem om te zien welke items het meest worden verkocht.

Je kan met Reeleezee ook je uren bijhouden en direct je uren specificaties omzetten naar een factuur om tikfouten te voorkomen.

Je kan Reeleezee op verschillende manieren instellen, er is een speciale versimpelde functie indien je geen kaas hebt gegeten van boekhouden of een uitgebreide versie met grootboekrekeningnummers voor als je ook snapt hoe je zelf een boekhouding moet voeren.

Ik gebruik het meest uitgebreide pakket met onbeperkte scan en mail mogelijkheden en betaal hiervoor zo’n € 72 per maand. Reeleezee heeft overigens ook een fantastische supportdesk die je direct te woord staan en helpen indien je iets niet snapt of hulp nodig hebt met je administratie.

Meer over Reeleezee en de gratis 30 dagen proefperiode kan je hier vinden.

SiteGround is mijn favoriete hostingpartij vanwege de geweldige service (24/7) die zij bieden. Het is niet de goedkoopste hosting die je kan vinden, maar wel enorm uitgebreid.

Ik heb zelf het WordPress Hosting - Grow Big account, wat erop neerkomt dat je meerdere sites kunt hosten en met één klik verschillende tools zoals WordPress op je domein kan installeren.

Het aanleggen voor subdomeinen, e-mailboxen en SSL certificaten betaal je niets extra’s voor.

Via deze link kan je je aanmelden bij SiteGround met een flinke korting.

Voor Nederlandse domeinnamen (.nl) gebruik ik het liefst een Nederlandse partij, dit is tenslotte de meest voordelige en vaak ook de snelste optie.

Met de DNS service van TransIP verwijs ik mijn domeinen naar SiteGround. Is dit te technisch voor je, dan raad ik je aan de domeinnamen te kopen bij je hosting partij.

Meer lezen over TransIP kan je hier.

Stockphoto’s zijn niet altijd zomaar te gebruiken voor je website, vaak rust er een auteursrecht op en mag je een afbeelding die je op internet vind niet op je website plaatsen zonder specifieke toestemming van de fotograaf of eigenaar.

Met Pexels en Pixabay krijg je gratis toegang tot foto’s die je wel op je website mag plaatsen. Binnen Pexels kan je zelfs op Nederlandse woorden zoeken.

Je kan hier Pexels bezoeken.

Je kan hier Pixabay bezoeken.